📖 Introduction
Bienvenue dans le guide utilisateur du module EquipmentTracker !
Ce module a été conçu pour vous permettre de gérer efficacement tous vos équipements clients, leurs maintenances, interventions et facturation de manière centralisée et intuitive.
🎯 À qui s'adresse ce guide ?
Ce guide est destiné à tous les utilisateurs du module : techniciens, administrateurs, gestionnaires. Chaque fonctionnalité est expliquée étape par étape avec des exemples concrets.
1️⃣ Accès au module
1.1 Connexion à Dolibarr
1
Connectez-vous à votre interface Dolibarr avec vos identifiants
2
Repérez le menu "EquipmentTracker" dans la barre de navigation principale
3
Cliquez dessus pour accéder au tableau de bord du module
💡 Astuce
Vous pouvez ajouter EquipmentTracker à vos favoris pour un accès encore plus rapide !
2️⃣ Tableau de bord
Le tableau de bord est votre point de départ. Il vous donne une vue d'ensemble complète de toute votre activité.
2.1 Vue d'ensemble
Le dashboard affiche 4 indicateurs clés :
⚠️ Interventions en retard
Interventions créées depuis plus de 7 jours et non terminées
💰 À facturer
Interventions terminées qui n'ont pas encore été facturées
🔧 Maintenances à planifier
Équipements dont la maintenance est due ou en retard
📅 Entretiens planifiés
Interventions programmées liées à des équipements
2.2 Alertes de maintenance
Le code couleur vous permet de prioriser vos actions :
| Couleur |
Signification |
Action recommandée |
| 🔴 Rouge |
Maintenance en retard |
Planifier immédiatement |
| 🟡 Orange |
Maintenance dans les 47 jours |
Prévoir prochainement |
| 🟢 Vert |
Maintenance à venir (>47 jours) |
Surveillance normale |
3️⃣ Gestion des équipements
3.1 Créer un nouvel équipement
1
Cliquez sur "Nouvel équipement" dans le menu ou sur le dashboard
2
Remplissez les
informations obligatoires :
- Référence : Code unique (ex: EQ-2024-001)
- Nom : Description de l'équipement
- Client : Sélectionnez le tiers concerné
- Type : Chaudière, Pompe à chaleur, etc.
3
Complétez les
informations techniques :
- Marque et modèle
- Numéro de série
- Date d'installation
- Date de fin de garantie
- Localisation précise (étage, pièce...)
4
Configurez la
maintenance préventive :
- Fréquence : Nombre de jours entre chaque maintenance (ex: 365 pour annuel)
- Dernière maintenance : Date du dernier entretien
5
Ajoutez des notes si nécessaire (publiques ou privées)
6
Cliquez sur "Créer"
✅ Bravo !
Votre équipement est créé. Vous êtes automatiquement redirigé vers sa fiche où vous pouvez maintenant gérer les photos et l'historique.
3.2 Consulter la liste des équipements
Menu EquipmentTracker → Équipements
Vous pouvez :
- 🔍 Rechercher par référence, nom, client, type
- 🗂️ Filtrer par client ou statut
- 📊 Exporter la liste en CSV/Excel
- ✏️ Modifier ou supprimer un équipement
3.3 Fiche équipement
Chaque équipement dispose d'une fiche complète avec onglets :
- Informations : Détails techniques
- Photos : Galerie d'installation
- Interventions : Historique complet
- Documents : Fichiers attachés (factures, certificats...)
4️⃣ Gestion des photos d'installation
La gestion photographique permet de documenter chaque installation de manière professionnelle et traçable.
4.1 Catégories de photos
Lors de l'installation d'un équipement, plusieurs photos sont recommandées :
| Catégorie |
Description |
Importance |
| Vue d'ensemble |
Photo générale de l'installation |
Obligatoire |
| Plaque signalétique |
Numéro de série, modèle visible |
Obligatoire |
| Raccordements |
Connexions eau, gaz, électrique |
Obligatoire |
| Tableau électrique |
Protection et câblage |
Obligatoire |
| Installation complète |
Vue finale de l'installation |
Recommandée |
4.2 Ajouter des photos
1
Ouvrez la fiche de l'équipement
2
Allez dans l'onglet "Photos"
3
Cliquez sur "Ajouter une photo"
4
Sélectionnez la catégorie de la photo
5
Choisissez le fichier image depuis votre ordinateur/tablette
6
Ajoutez un commentaire si nécessaire
7
Validez l'upload
💡 Bonnes pratiques
- Prenez des photos nettes et bien éclairées
- Cadrez pour que les détails soient visibles
- Utilisez un appareil photo de bonne qualité (ou smartphone récent)
- Formats acceptés : JPG, PNG, GIF
- Taille recommandée : maximum 5 Mo par photo
4.3 Statuts des photos
| Statut |
Signification |
| En attente |
Photo pas encore uploadée |
| Uploadée |
Photo disponible et consultable |
| Non applicable |
Photo non nécessaire pour cet équipement |
| Impossible |
Photo impossible à prendre (accès difficile...) |
5️⃣ Maintenance préventive
5.1 Configuration de la maintenance
Pour chaque équipement, vous pouvez configurer :
- Fréquence de maintenance : En nombre de jours (ex: 365 pour annuel, 180 pour semestriel)
- Date de dernière maintenance : Pour calculer la prochaine échéance
📊 Calcul automatique
Le système calcule automatiquement la date de prochaine maintenance en ajoutant la fréquence configurée à la date de dernière maintenance.
Exemple : Dernière maintenance le 01/01/2024 + Fréquence 365 jours = Prochaine maintenance le 01/01/2025
5.2 Alertes de maintenance
Le tableau de bord vous alerte automatiquement :
- 🔴 En retard : La date de maintenance est dépassée
- 🟡 À planifier : Maintenance dans moins de 47 jours
- 🟢 OK : Maintenance à plus de 47 jours
5.3 Planifier une maintenance
1
Depuis le Dashboard, cliquez sur "Planifier" à côté d'un équipement en alerte
2
Vous êtes redirigé vers le formulaire de création d'intervention pré-rempli
3
Complétez les informations et validez
4
Une fois l'intervention terminée, mettez à jour la date de dernière maintenance
✅ Résultat
La prochaine date de maintenance est automatiquement recalculée et l'alerte disparaît du dashboard.
6️⃣ Gestion des interventions
6.1 Créer une intervention liée à un équipement
1
Depuis la fiche équipement : Cliquez sur "Créer intervention"
OU depuis le dashboard : Cliquez sur "Planifier" à côté d'une alerte
2
Le formulaire s'ouvre avec l'équipement déjà sélectionné
3
Complétez les informations :
- Date d'intervention souhaitée
- Description des travaux
- Technicien assigné
- Durée estimée
4
Important : Cochez "Non facturable" si l'intervention est gratuite (garantie, geste commercial...)
5
Créez l'intervention
6.2 Suivi des interventions
Statuts disponibles :
| Statut |
Description |
| Brouillon |
Intervention en cours de création |
| Validée |
Intervention confirmée et planifiée |
| En cours |
Technicien sur site |
| Terminée |
Travaux terminés, prête à facturer |
| Facturée |
Facture générée |
6.3 Historique des interventions
Pour chaque équipement, vous pouvez consulter :
- 📅 Toutes les interventions passées
- 💰 Le montant total facturé
- ⏱️ Le temps total passé
- 📄 Les rapports d'intervention générés
7️⃣ Facturation
7.1 Interventions à facturer
Le dashboard affiche automatiquement toutes les interventions terminées et non facturées.
7.2 Créer une facture depuis une intervention
1
Dans la liste "À facturer", cliquez sur "Créer facture"
2
Dolibarr ouvre le formulaire de création de facture
pré-rempli avec :
- Les informations du client
- Les lignes de l'intervention
- Le montant calculé
3
Ajustez si nécessaire et validez la facture
✅ Automatique
Une fois la facture créée, l'intervention disparaît automatiquement de la liste "À facturer" et passe en statut "Facturée".
7.3 Interventions non facturables
Certaines interventions ne doivent pas être facturées :
- Interventions sous garantie
- Gestes commerciaux
- Diagnostics gratuits
- SAV
1
Dans la liste "À facturer", cliquez sur "Ne pas facturer"
2
Confirmez l'action
3
L'intervention est marquée "Non facturable" et disparaît de la liste
⚠️ Important
Pensez à marquer les interventions non facturables dès la création pour éviter toute confusion.
8️⃣ Rapports d'intervention
8.1 Générer un rapport
Les rapports d'intervention permettent de fournir un document professionnel au client avec :
- ✅ Détail des travaux effectués
- ✅ Photos avant/après
- ✅ Pièces utilisées
- ✅ Recommandations
- ✅ Signatures électroniques (technicien + client)
1
Ouvrez la fiche de l'intervention terminée
2
Cliquez sur "Générer rapport"
3
Complétez les informations :
- Travaux effectués
- Pièces remplacées
- Observations
- Recommandations pour le client
4
Ajoutez les signatures (si disponible sur tablette)
5
Générez le PDF
✅ Le rapport est prêt
Vous pouvez le télécharger, l'imprimer ou l'envoyer par email au client directement depuis Dolibarr.
8.2 Contenu du rapport PDF
Le rapport professionnel contient :
- En-tête avec logo de votre entreprise
- Informations client et équipement
- Date et durée de l'intervention
- Description détaillée des travaux
- Liste des pièces utilisées
- Photos de l'intervention (optionnel)
- Recommandations et observations
- Signatures du technicien et du client
- Date de prochaine maintenance suggérée
9️⃣ Astuces et bonnes pratiques
9.1 Organisation quotidienne
☀️ Routine du matin
- Consultez le dashboard pour voir les alertes
- Vérifiez les interventions du jour
- Préparez le matériel selon les équipements à visiter
🌙 Routine du soir
- Mettez à jour le statut des interventions
- Uploadez les photos prises dans la journée
- Générez les rapports d'intervention
- Marquez les interventions à facturer
9.2 Optimisation
💡 Gagner du temps
- Utilisez une tablette sur le terrain pour saisir les informations en temps réel
- Prenez les photos immédiatement après l'installation
- Préparez des modèles de rapports par type d'équipement
- Planifiez les maintenances par secteur géographique
9.3 Qualité des données
⚠️ Points d'attention
- Vérifiez toujours le numéro de série sur place
- Notez la localisation précise de l'équipement
- Renseignez la date de garantie pour éviter les mauvaises surprises
- Sauvegardez régulièrement pendant la saisie
9.4 Communication client
- 📧 Envoyez le rapport d'intervention par email après chaque intervention
- 📞 Utilisez les notes pour tracer tous les échanges importants
- 📅 Prévenez le client 1 mois avant une maintenance prévue
- 💬 Ajoutez des photos avant/après pour montrer la valeur ajoutée
🆘 Support et contact
10.1 Besoin d'aide ?
Notre équipe SBC CONSEILS est à votre disposition pour vous accompagner.
📞 Téléphone
+33 3 89 77 04 77
Lun-Ven 9h-12h / 14h-18h
📍 Adresse
SBC CONSEILS
11 Rue de la gare
68380 Breitenbach
France
10.2 Formation
Nous proposons des formations sur mesure :
- ✅ Formation initiale (1/2 journée)
- ✅ Formation avancée (1 journée)
- ✅ Formation à distance (visio)
- ✅ Support téléphonique personnalisé
💼 Formation sur site
Nous nous déplaçons dans vos locaux pour former vos équipes directement sur votre installation Dolibarr.
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